Energie & Management, Ausgabe 20, 2015

15. Oktober 201516 15. Oktober 2015IT Jetzt Ticket sichern: www.dena- kongress.de Premium-Partner: Freuen Sie sich auf eine hochkarätige Besetzung mit Bundesumweltministerin Barbara Hendricks, den Staats- sekretären Rainer Baake und Matthias Machnig (BMWi), Dr. Michael Fuchs (CDU/CSU-Fraktion), Michael Ziesemer (ZVEI), Dr. Bernhard Reutersberg (E.ON SE) u. a. dena-Energieeffizienzkongress am 16. und 17. November 2015 im bcc Berlin Congress Center 15-15-51/11 AZ_EEK_Energy_105x297_ISOc300_REP.indd 1 22.09.15 13:16 Bei Gasversorgern sitzen die AbteilungenVertrieb und Beschaffung zwar in einem Boot, rudern organisations- und technikbedingt aber oft nicht synchron. Daraus resultieren nicht nur ineffiziente Geschäftsprozesse, sondern auch erhebliche finanzielle Risiken.Wie die Situation verbessert werden kann, erläutern MeikeVerhoeven und Dominik Keindl*. F ür das bessere Verständnis der Anforderungen an die Zu- sammenarbeit der Abteilun- gen Vertrieb und Beschaffung bei Gasversorgern hilft ein Blick auf den Sport. Wo immer ein Zweierteam Erfolg haben will – beispielsweise in Disziplinen wie Rudern, Tennis oder Beach-Volleyball – kommt es nicht nur auf das individuelle Kön- nen an, sondern ganz wesentlich auf die bestmögliche partnerschaft- liche Zusammenarbeit. Das bedeutet beispielsweise, dass man entweder möglichst synchron agiert oder sich optimal ergänzt, sich gegenseitig unterstützt, Abläufe gemeinsam auto- matisiert und perfektioniert. Das Miteinander von Vertrieb und Beschaffung sieht häufig anders aus. Das fängt an beim fehlenden Verständnis für die jeweils anderen Standpunkte und Bedürfnisse. Jede Abteilung hält sich für den Mittel- punkt der Firma, ohne zu erkennen, dass die eine ohne die andere nicht existieren könnte. Kirchturmdenken muss einem gesamtheitlichen Unter- nehmens- und Zielverständnis wei- chen. Teamspirit könnte man – wie im Sport – als Grundvoraussetzung für ein gedeihliches und erfolgreiches Miteinander bezeichnen. Doch selbst wenn es zwischen Vertrieb und Be- schaffung partnerschaftlich zugeht, ist das noch keine Garantie für effiziente Prozesse. Eine vielerorts typische Vorgehens- weise macht dies deutlich: Hat ein Vertrieb einen neuen Gasvertrag bei einem Großkunden abgeschlossen, passiert im Prozess meist eine ganze Weile nichts. Erst zu nächtlicher Stun- de aggregiert das Vertriebssystem die am Vortag akquirierten Vertriebsmen- gen und legt sie per Excel-Datei auf einem Server ab. Anschließend wird vom Portfoliomanagementsystem ein Import-Job ausgelöst, um die Daten für die Beschaffung zugänglich zu machen. Erst am nächsten Morgen, wenn die Mitarbeiter der Handelsab- teilung ihren Dienst antreten, kann der operative Gaseinkauf am Markt gestartet werden – im Extremfall also rund 24 Stunden später. Das Preisrisiko begrenzen Dieser bei vielen Stadtwerken und regionalen Gasversorgern so oder in ähnlicher Form anzutreffende Standardprozess hat mehrere Nach- teile. Unter anderem ist der Zeit- verlust höchst kritisch, denn eine größere Gasmenge heute oder morgen zu kaufen, kann bei immer volatiler werdenden Gaspreisen zum Risiko- faktor werden. Die Übergabe der zu beschaffenden Gasmenge sollte des- halb schnell, im Idealfall sogar sofort erfolgen, damit die Handelsabteilung den Zielpreis im Einkauf halten kann beziehungsweise damit sie sich alle Optimierungsoptionen offenhält. Ein neuralgischer Schnittpunkt ist oft auch die interne Verrechnung, weil nicht transparent genug kommuni- ziert wird. Darüber hinaus hat der umständliche Datentransfer seine Tü- cken. So kann es passieren, dass Teil- mengen nicht korrekt aggregiert, also auch nicht übertragen werden. Denn enthält ein Vertrag Lieferstellen in unterschiedlichen Marktgebieten und Gasqualitäten, müssen diese Mengen getrennt übergeben werden, damit sie korrekt beschafft werden können. Auch der zwischengeschaltete Server als Ablage- und Abholstelle für die Ex- cel-Datei gilt als ein Sicherheitsrisiko, weil er als separates drittes System potenziell ausfallgefährdet ist. Fazit: Ein Vertrieb kann noch so erfolgreich sein, Pannen beim Datentransfer kön- nen alles zunichtemachen und den vermeintlichen Vertriebserfolg sogar ins Gegenteil verkehren. Bindeglied zwischen Einkauf und Verkauf Solche Risikofaktoren systematisch auszuschalten und das Zusammen- spiel zwischen Vertrieb und Beschaf- fung zu optimieren, ist im zunehmend kurzatmigen und wettbewerbsintensi- ven Gasmarkt zwingend erforderlich. Möglich wird dies durch eine Soft- warelösung, die auf Datenbankebene beide Arbeitsbereiche beziehungswei- se deren aufgabenspezifische IT-Ap- plikationen prozessual verzahnt. Dank direkter Kommunikation gibt es kei- nerlei Zeitverlust mehr, weil die Mel- dung vom Vertrieb an die Beschaffung sofort nachVertragsabschluss automa- tisch übermittelt werden kann. Damit ist ebenfalls sichergestellt, dass die Daten in jedem Fall ankommen. Läuft der Server auf der Beschaffungsseite nicht, sieht der Vertrieb sofort, dass der Transfer nicht geklappt hat. Die Kollegen können dann gegebenenfalls auf anderemWege informiert werden. Doch wie funktioniert die system- übergreifende Zusammenarbeit im Detail? Bei der Übergabe werden die prognostizierten Gasmengen in Form von Lastgängen mit einem Transfer- preis bewertet. Das Transferpreis-Mo- dell definiert, zu welchem Preis der Vertrieb bei der Beschaffungsabteilung Gas für denVerkauf an Endkunden be- ziehen kann. Dabei werden Einfluss- faktoren wie zum Beispiel Liefer- und Kaufzeitpunkt, Bindefristen, Bestell- gebühren und Marktgebiete nach festgelegten Regeln berücksichtigt. Somit ist die interne Verrechnung zwischen den Organisationseinhei- ten Vertrieb und Beschaffung auto- matisiert und transparent in einem System hinterlegt. Der Aufbau des Absatzportfolios in beliebig vieleTeil- portfolios, wie unter anderem Absatz- mengen für Sondervertragskunden, Gewerbekunden und Privatkunden getrennt nach Marktgebiet und Gas- qualität, ist konfigurierbar und wird an die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen Organisation angepasst. Neben der Verwaltung der Prognose- mengen werden die Bestellungen des Vertriebs in einer Art Buchführung verwaltet. Je nach Konfiguration kön- nen vertragsscharfe Bestellungen, beispielsweise bei Vertragsabschluss, Prognoseanpassung oder Tranchen- Bestellungen, ausgelöst werden. Zusätzlich werden zeitgesteuert Sam- melbestellungen im Absatzportfolio ausgelöst. Anwender profitieren von dieser Lösung insbesondere in wirtschaft- licher Hinsicht. Ein großer Vorteil liegt in der großen Transparenz der internen Verrechnung zwischen Ver- trieb und Beschaffung: Wie viel Gas wurde wann zu welchem Preis be- stellt? Wie hoch ist der Eindeckungs- grad der prognostizierten Mengen? In welchem Marktgebiet und mit welcher Gasqualität muss die Energiemenge beschafft werden? Die deutlich ver- besserte Daten- und Prozesssicherheit bei der Übergabe von Informationen zwischenVertrieb und Beschaffung eli- miniert nicht zu unterschätzende Risi- kofaktoren. Der gesamte Prozess kann mit hohem Automatisierungsgrad und maximaler Geschwindigkeit ablaufen, beispielsweise beim Auslösen von ver- tragsscharfen Einzelbestellungen oder einzelner Tranchen. Durch eine zeit- nahe Beschaffung reduziert sich das Preisrisiko. Das Softwaremodul muss wie ein Bindeglied zwischen die Vertriebsma- nagement-Software einerseits und das Portfoliomanagementsystem ande- rerseits geschaltet werden. Technisch realisieren lässt sich dies, indem es auf beiden Seiten in das jeweilige Manage- mentsystem integriert wird. Beide Par- teien arbeiten mit den selben Daten, haben aber spezifische Ansichten und Zugriffsrechte. Keine Seite kann die Daten der anderen verändern. Mit einer solchen Lösung lassen sich nicht nur die erwähnten Risikofakto- ren systematisch ausschalten, sondern auch die Prozesse schlanker und effi- zienter gestalten. Beide Abteilungen synchronisieren Schlagzahl und -takt, die damit einhergehende Transparenz schweißt sie enger zusammen. Jeder wird auf seiner Seite optimal dabei unterstützt, die beste Performance ab- zuliefern. Auf dieser Basis lassen sich nachhaltig Spitzenleistungen erzie- len – im Gasgeschäft genauso wie im Sport.   * Meike Verhoeven, Dominik Keindl, Soptim AG, Aachen Vertrieb und Beschaffung im Takt + GRATIS DANKESCHÖN!DAS TOMTOM START CLASSIC FÜR ENERGIEPROFIS DIE ZEITUNG ENERGIE&MANAGEMENT. 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