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Enerige & Management > Workforce Management - Mobil, flexibel und trotzdem planbar
Bild: Fotolia.com, Photo-K
WORKFORCE MANAGEMENT:
Mobil, flexibel und trotzdem planbar
Bei nicht wenigen Energieversorgern erhält der technische Außendienst seine Aufträge immer noch auf Papier oder mündlich. Das verursacht oftmals Datenlücken oder gar Fehler. Die Stadtwerke Kiel haben sich vom Papier verabschiedet.
 
Vor knapp drei Jahren entschieden sich die Kieler, ein mobiles Workforce Management (WFM) einzuführen. Mittlerweile erhalten knapp 70 Monteure ihre Aufträge zur Wartung und Instandhaltung der Netze über das WFM auf mobile Endgeräte. Die Auftragsdaten, die Wartungshistorie und die Serviceprotokolle werden nun als PDF-Dateien bereitgestellt. Zudem kann der jeweilige Monteur eine Meldung über das System erzeugen, wenn er beispielsweise einen Schaden feststellt, oder er kann fehlerhafte Stammdaten vor Ort bearbeiten.

Von der Einführung dieser mobilen Lösung der MobileX profitieren sowohl der Arbeitgeber wie auch Mitarbeiter: „Wir erhalten deutlich schnellere Rückmeldungen aus unseren Wartungstätigkeiten. Weil kein Papier mehr im Umlauf ist und der Prozess deutlich verschlankt wurde, haben wir keine Medienbrüche mehr“, zeigt sich Instandhaltungskoordinator Niels Bienefeld erfreut über die Einführung des WFM. Auch Urlaubsanträge lassen sich schnell übermitteln – ohne nochmalige Dateneingaben per Hand – und können vom Vorgesetzten direkt in die Einsatzplanung mit einbezogen werden. Zudem erhöht die Lösung Eigenverantwortung und Freiräume der Mitarbeiter.

Einsatzplanung integrieren

Gerade in Unternehmen der Energiewirtschaft, die viele Mitarbeiter im Außendienst einsetzen und bei Störungen und Kundenanfragen schnell reagieren müssen, spielen IT-gestützte Lösungen eine immer wichtigere Rolle, um wettbewerbsfähig zu bleiben. „Die Arbeitswelt wird flexibler“, sagt Jan Kretschmer von der Atoss Software AG aus München. Das sei ein branchenübergreifender Trend. Mitarbeiter wollen Beruf und Familie besser miteinander vereinbaren, die Zeit- und Projektarbeit nehme zu. Die Märkte werden gleichzeitig volatiler, was gerade die EVU vor neue Herausforderungen stelle.

Ein weiterer Grund ist die demografische Entwicklung: „Auch mit der Frage, wie der Wissenstransfer von der älteren zur jüngeren Belegschaft gelingen kann, müssen sich EVU auseinandersetzen“, rät der Senior Account Manager. „Eine gut durchdachte und auf das Unternehmen abgestimmte Workforce-Management-Lösung bezieht diese Dinge mit ein, damit trotz der hohen Flexibilität seitens Arbeitgeber und -nehmer immer genau dort der Mitarbeiter mit der entsprechenden Qualifikation eingesetzt wird, wo das Unternehmen ihn auch braucht, und damit zugleich ein Wissenstransfer stattfindet.“ Auf diese Weise entstehe auch für die Geschäftsführung die nötige Transparenz für ein effizientes Personalcontrolling.

„In punkto Personaleinsatzplanung haben Energieversorgungsunternehmen Nachholbedarf “, so die Erfahrung von Kretschmer. Obwohl die Einsatzplanung neben der so genannten Zeitwirtschaft (beispielsweise die Zeiterfassung und -bewertung als Vorbereitung für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen) ein wesentlicher Bestandteil eines ganzheitlichen Workforce Managements sei. Bei der Zeitwirtschaft allerdings gebe es meist bereits gut laufende Prozesse. Die beiden Komponenten – Zeitwirtschaft und Einsatzplanung – gelte es nun über eine Lösung auch auf der IT-Ebene miteinander zu verknüpfen.

Qualifizierungsbedarf kann ermittelt werden

Dank der Integration kann beispielsweise auch der Qualifizierungsbedarf besser überblickt werden. „Vor allem bei Abläufen, für die Mitarbeiter spezielle Qualifikationen brauchen, wie etwa bei Netzarbeiten oder im Kundencenter, kann eine Workforce-Management-Lösung helfen, die Planung auf den tatsächlichen Bedarf abzustimmen“, sagt Kretschmer. Langfristige Diskussionen über die Kosten von Schulungen entfallen, da der Personalverantwortliche schwarz auf weiß belegen kann, wo Qualifizierungslücken bestehen. Zudem prüfen gut arbeitende WFM die Qualifikation ‒ nicht nur die Qualifikation des Mitarbeiters, sondern auch die des Arbeitsplatzes ‒ bei der Personalplanung und stellen diese sicher. Dies zeige, so Kretschmer, dass Workforce Management mehr ist als ein reines Planungswerkzeug. „Es ist auch ein Analyse- und Simulationstool. Berücksichtigen Personalverantwortliche die bei den Analysen gewonnenen Erkenntnisse bei ihrer Personaleinsatzplanung, lassen sich nachhaltige, messbare Effekte erzielen: zum Beispiel, welches Arbeitszeitmodell den Bedarf am besten deckt, um so unnötige Überstunden und Kosten zu vermeiden.“

Damit am Ende eine tragfähige und effiziente Lösung entsteht, rät Kretschmer jedem Energieversorger vor einer Einführung einer solchen Lösung, erst einmal eine Prozessanalyse durchzuführen, um den Ist-Stand zu ermitteln. Dabei sollten aber nicht die Prozesse per se im Vordergrund stehen: „Wichtig ist vor allem, dass es in erster Linie um die Menschen hinter den Prozessen geht. Eine Workforce-Management-Lösung funktioniert immer nur so gut, wie sie von Mitarbeitern akzeptiert und tatsächlich eingesetzt wird.“ Die IT-Implementierung – egal von welchem Softwarehaus – sei dann wirklich einer der letzten Schritte.

 
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Dienstag, 30.12.2014, 09:24 Uhr