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BERATER:
Den Kleinen wirklich helfen
Speziell für kleinere Energieversorger hat eine Unternehmensberatung ein System entwickelt, um deren  Prozessabläufe zu analysieren und zu verbessern.
 

Seit nunmehr 10 Jahren berät Christian Walther Unternehmen unterschiedlicher Größe und Struktur in der Energiebranche. Dabei hat er festgestellt, dass es zwar sehr viele Strategieberater gibt, dass aber trotzdem immer noch Lücken beim Beratungs-Service existieren: „Die Stadtwerke brauchen eine Hilfe, um die Strategien auch umzusetzen."

Diese Unterstützung bei der konkreten Umsetzung von Konzepten in die alltägliche Betriebspraxis will die projekt: unternehmensberatungsgesellschaft geben. Walther ist einer der Geschäftsführer des Anfang März 2010 gestarteten Unternehmens, der zweite ist Stefan Biesalski. Beide haben zuletzt bei Schleupen beziehungsweise bei deren Beratungs-Tochter Visos gearbeitet und sich auch dort mit Abläufen und Kommunikationsprozessen in den Strom- und Gasmärkten auseinander gesetzt. Mit ihrer neuen Gesellschaft haben sie bisher 12 Stadtwerke und Wasserversorger unterstützt.

Prozessmodell als Grundlage

Grundlage der Beratungstätigkeit ist ein Modell der wichtigsten Abläufe in einem Stadtwerk - Unternehmen mit bis zu 300 000 Zählern sind dabei die Haupt-Zielgruppe. Das Modell bildet nicht nur die Prozesse ab, sondern „es wird ergänzt von der Prozessorganisation, die die Verantwortlichkeit der einzelnen Personen im Unternehmen für die Prozesse darstellt", erläutert Bernd Hilgarth, Partner der Unternehmensberatung. Mit Hilfe des Modells wird geprüft, welche Prozesse angepasst werden müssen, um gewünschte und notwendige Veränderungen im Unternehmen zu erreichen.

Das von den Beratern entwickelte Modell deckt nach ihren Angaben zwischen 80 und 90 % der bei Stadtwerken üblichen Prozesse im Detail ab. Es ist in einer Datenbank gespeichert, in der die einzelnen Prozessschritte und alle Aktivitäten, die Mitarbeiter ausführen müssen, abgebildet sind. Beispielsweise lässt sich bei dem Prozess Lieferantenwechsel prüfen, Mitarbeiter aus welchen Abteilungen in welcher Reihenfolge tätig werden müssen. Man kann dabei die Ansicht der Prozesse nicht nur nach der Reihenfolge sondern auch nach den Mitarbeitern gliedern, so dass man etwa auf einen Blick sieht, was die Kollegen im Shared-Service beim Lieferantenwechsel tun müssen.

Bei den Unternehmen wird zunächst geprüft, ob und wie weit ihre Prozesse vom Modell der Berater abweichen. Allerdings soll den Unternehmen mit der Methode kein Standard-Prozessmodell vorgeschrieben werden, die Abläufe müssen jeweils für den Einzelfall passend sein, betonen die Berater. Das Modell ist aber eine Diskussionsgrundlage, um die Sicht der Berater und die Sicht der Stadtwerke auf ihre Abläufe klarer zu machen.

Der Analyse folgt dann die gemeinsame Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten. Dazu machen die Berater zusammen mit den Mitarbeitern des Energieversorgers eine Schwachstellenanalyse, bei der Wert darauf gelegt wird, dass auch jeder sagen kann, was nicht funktioniert. „Aus dieser erarbeiten wir mit den Mitarbeitern Vorschläge, die den Geschäftsführern zusammen mit einer Bewertung zur Entscheidung vorgelegt werden", erläutert Walther. Laut Biesalski kamen dieses Vorgehen und die daraus entstehende strukturierte Diskussion bisher bei den Unternehmen und den Mitarbeitern gut an.

Die Projekte in den Unternehmen werden von den Beratern während der ersten vier bis acht Wochen intensiv verfolgt, danach gibt es etwa monatlich ein Audit. Zudem entsteht eine Dokumentation des Projektes, die alle zwei Wochen aktualisiert und veröffentlicht wird. Im Jahresabstand prüfen die Berater dann, wie sich die Kostensituation durch die eingeleiteten Maßnahmen verbessert hat.

Die Kosten möglichst genau identifizieren

Denn mit dem Modell kann man nicht nur mögliche Schwachstellen in der Organisation entdecken, sondern auch die Kosten möglichst genau identifizieren. Die sind nämlich trotz der Bilanzen, die ein Unternehmen erstellen muss, und trotz der aufwändigen Kostenaufschlüsselung für die Regulierungsbehörde nicht immer genau bekannt. „Die Kosten für die Regulierung sind zwar im Prinzip richtig, sie stellen sich aber für die interne Optimierung etwas anders dar", erläutert projekt:-Chef Walther. Der Grund liegt darin, dass beispielsweise die Kosten, die die Verwaltung verursacht, nach Schlüsseln auf die einzelnen Tätigkeiten umgelegt werden. Walther: „Das ist zwar üblich und akzeptiert, aber es hilft nicht zu erkennen, wo bin ich gut und wo nicht?"

Zur genaueren Kostenermittlung verteilt jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit auf die Tätigkeiten, die im Modell beschrieben sind. Die Zeit wird dann in Geld umgerechnet, dazu addiert man noch die Sachkosten, die ebenfalls auf die Prozesse umgelegt werden. So könne man Personalkosten, Fremdkosten und Sachleistungen jedem einzelnen Prozess zuordnen und die Ausgaben dann auch vergleichen. In der Summe könne man damit tatsächlich sehen, was ein Abrechnungs-Vorgang oder eine Zählerablesung oder ein Kilometer Neubau im Netz kostet. Zudem lasse sich erkennen, wo es noch Potenzial für das Unternehmen gibt, sich weiterzuentwickeln. Man kann mit diesem Modell laut Walther auch Simulationen machen: Wie verändern sich Abläufe und Kosten, wenn ich an einer Stelle zwei Mitarbeiter einspare oder wenn ich Kooperationen eingehe?

Welche Prozesse belasten die Stadtwerke derzeit besonders, wo muss häufig nachgebessert werden? In den letzten eineinhalb Jahren stand die Umsetzung der Vorschriften der Bundesnetzagentur bei den Energieversorgern im Mittelpunkt. „Derzeit verursachen die Wechselprozesse im Messwesen viel Arbeit, sie müssen bei vielen Stadtwerken nachjustiert werden", hat Hilgarth beobachtet. Auch bei der Abwicklung der Jahresablesung und der nachfolgenden Abrechnung sehen die Berater bei ihren Prozesskosten-Analysen immer wieder die gleichen Probleme. Und Biesalski ergänzt: „Generell haben die Prozesse in Netz bei fast jedem Unternehmen Verbesserungspotenzial." Aber hier könne man oft auch durch einfache Maßnahmen im Arbeitsablauf, in der Organisation oder durch Einsatz einer passenden IT-Lösung viel erreichen.

Auf Wunsch unterstützen die Berater ihre Kunden auch dabei, die Prozesse mit Hilfe von Software umzusetzen. Allerdings gehört die Beratung zur Software-Auswahl nicht zum Angebot.


 
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Donnerstag, 02.12.2010, 11:59 Uhr