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Enerige & Management > Vertrieb - Machen oder machen lassen?
Bild: Fotolia.com, Photo-K
VERTRIEB:
Machen oder machen lassen?
Mit dem Einstieg in ein neues Geschäftsfeld ergeben sich häufig neue Aufgaben. Kai Bentzin und Markus Müllers* schildern, wie die Stadtwerke Neuss dabei mittels Outsourcing die Prozesskosten im Griff behalten konnten.
 
Die Stadtwerke Neuss Energie und Wasser GmbH sind seit 1998 der Lieferant von Erdgas, Wasser und Fernwärme in der Stadt Neuss. Neben der erfolgreichen Expansion im Bereich des Wärme-Contracting mit der Tochter gc Wärmedienste GmbH & Co. KG wurde auch der Vertrieb von Strom seit 2009 zu einem signifikanten Geschäft ausgebaut. Heute sind die Stadtwerke Neuss ein etablierter Stromversorger in und um Neuss.
 
Am Anfang dieses Weges stand die Herausforderung, den Einstieg in ein neues Geschäftsfeld unter schwierigen wirtschaftlichen Bedingungen zu realisieren. Eine eingehende Marktanalyse zeigte, dass die Prozesskosten eine Schlüsselposition für einen wirtschaftlich erfolgreichen Energievertrieb darstellen. Nachdem alle notwendigen Prozesse erarbeitet worden waren und eine Bestandsaufnahme der eigenen Ressourcen und Möglichkeiten vorlag, teilte eine Arbeitsgruppe die neuen Aufgaben in zwei Kategorien ein: Zuerst identifizierte sie diejenigen Prozesse, die zur Kernkompetenz einer Vertriebseinheit gehören und im eigenen Haus bereits vorhanden sind oder aufgebaut werden mussten. Hier standen die Erweiterung um stromspezifisches Know-how und die Schaffung zusätzlicher Personalkapazitäten im Fokus.
 
Diejenigen Prozesse, die für das neue Geschäftsfeld und die selbstständige Bewirtschaftung eines eigenen Bilanzkreises nötig, aber noch nicht im Haus vorhanden waren, wurden in einer make-or-buy-Phase näher untersucht. Hierbei beantworteten die Stadtwerke Neuss die Frage nach der aktuellen und der zukünftigen strategischen Bedeutung aller Prozesse und beleuchteten die Vor- und Nachteile eines möglichen Outsourcing.
 
Was die Kosten nach oben treibt
 
Als wesentlicher Kostentreiber bei den Lösungen im eigenen Haus stellten sich neben den Personalkosten die Lizenz- und Wartungskosten für immer komplexere Landschaften aus IT-Systemen und die damit verbundenen aufwendigen Implementierungs- und Schnittstellenprojekte heraus. Hinzu kommen Aufwendungen, und den sicheren Betrieb dieser hochverfügbaren Systeme in einem Rechenzentrum zu gewährleisten.
 
Bei den Vorüberlegungen wurden aber nicht nur monetäre, sondern auch qualitative Aspekte berücksichtigt. Hierbei standen die Erarbeitung notwendiger Arbeitsergebnisse und die Definition von Maßstäben zur Messbarkeit der Dienstleistungsqualität im Mittelpunkt. Als Ergebnis sollten das Energiedatenmanagement, die Prognosefunktionen, die Abwicklung von Fahrplanmeldungen, die Prüfung der Bilanzkreisabrechnungen und das Portfoliomanagement, das Angebotsmanagement sowie das Vertriebscontrolling durch einen externen Partner geleistet werden. Später kamen mit den Marktregeln für die Bilanzkreise (MaBiS) die Prüfung von Lieferanten- und Bilanzkreis-Summenzeitreihen sowie der Versand von Prüf- und Datenstatusmeldungen (IFTSTA) hinzu.
 
Angebot trifft auf Bedarf
 
Zur gleichen Zeit war die EES Enerko Energy Solutions GmbH aus Aachen mit der Entwicklung eines Dienstleistungsproduktes zur Erbringung solcher Dienstleistungen befasst. Erfahrungen aus Beratungsprojekten hatten gezeigt, dass sich ein entsprechender Bedarf entwickelte. Die EVU-Vertriebe waren zunehmend darauf angewiesen, vorhandene Ressourcen intensiver auf einen erfolgreichen Vertrieb und ein professionelles Risikomanagement hin auszurichten. Aufgaben, die sich mit der Handhabung von komplexen Datenströmen befassen, erforderten jedoch immer weitere zeitliche und monetäre Investitionen in Prozesse, Personal, Hard- und Software. Gemeinsam mit dem Schwesterunternehmen, der Enerko Informatik GmbH, wurden erste Dienstleistungs-Systeme entwickelt und erprobt.
 
Hier trafen der Bedarf bei den Stadtwerken Neuss und das Angebot aus Aachen aufeinander. In einer gemeinsamen Planungsphase wurde die genaue Ausprägung der Dienstleistung erörtert. Wie in vielen Fällen ist das detaillierte Anforderungsprofil an Dienstleistungen in diesem Bereich sehr individuell. Gemeinsames Ziel war es, benötigte Arbeitsergebnisse genau zu definieren, um die Arbeit in den Kernbereichen optimal zu unterstützen und den Aufwand für Implementierung und Schnittstellen bei gleichzeitig hoher Datenqualität so gering wie möglich zu halten.
 
Ein Schlüssel dazu ist die Nutzung der bestehenden Marktkommunikaton nach den Vorgaben der GPKE (Geschäftsprozesse zur Belieferung von Kunden mit Elektrizität). Die GPKE-Kommunikation wird seither als Datenquelle für alle Aufgaben genutzt. Schnittstellen zwischen Systemen für den Kundenwechselprozess und dem Energiedatenmanagement entfallen damit komplett.
 
Auf Basis dieser einfachen, aber doch sicheren Datenquelle stellt Enerko laufend die Aktualität der zählpunktgenauen und bilanzierungs-relevanten Daten sicher. Daraus werden die für die Beschaffungsplanung benötigten Langfristprognosen erstellt und zu Absatzportfolios zusammengefasst. Diese dienen wiederum als Grundlage für den Aufbau des Beschaffungsportfolios. Durch die Integration der Absatzseite in das Portfoliomanagement ist es möglich, Transferpreise produktgenau zu ermitteln und Strukturierungs- und Risikoaufschläge kundengruppengenau zu überprüfen.
 
Neben der Langfristprognose werden auch die für die Glattstellung am Day-ahead-Markt notwendigen Kurzfristprognosen durch Mitarbeiter der Enerko erstellt und an den jeweiligen Day-ahead-Händler versendet. Außerdem erarbeitet der Dienstleister alle notwendigen Fahrpläne und übernimmt deren Versand an die beteiligten Marktpartner (Fahrplanmanagement). Enerko gewährleistet auch eine Bereitschaft während 24 Stunden und 7 Tagen die Woche.
 
Der gesamte Prozess wird täglich durch Mitarbeiter des Dienstleisters ausgeführt, überwacht und mit auf die Stadtwerke Neuss zugeschnittenen Reports dokumentiert, die alle gängigen Kennzahlen enthalten. Im Anschluss an den Lieferzeitraum überprüfen die Mitarbeiter die eingehenden Summenzeitreihen auf der Basis zählpunktgenauer Informationen aus dem GPKE-Prozess, beantworten diese mit den entsprechenden Meldungen und klären gegebenenfalls offene Fragen fallabschließend mit den Marktpartnern. Zu diesem Prozess gehört auch die Prüfung der Bilanzkreis- und Korrekturbilanzkreis-Abrechnung durch Mitarbeiter der Enerko und die anschließende Zahlungsfreigabe gegenüber den Stadtwerken in Neuss.
 
Das Spektrum der Aufgaben erweitert sich
 
Eine Besonderheit stellt das Modul zum Angebotsmanagement dar. Zwar ist auch dieses Bestandteil der vom Dienstleister angewendeten Softwarelösung und verfügt über den Zugriff auf alle Daten, es wird aber von den Vertriebsmitarbeitern im Haus der Stadtwerke Neuss selber bedient. So können Angebote für Kunden mit einer registrierenden Leistungsmessung (RLM) und für Bündelkunden durch Stadtwerke-Mitarbeiter auf der Basis aktueller Daten kalkuliert und verwaltet werden.
 
Die Kooperation in diesem sich laufend weiterentwickelnden Markt führte zu einem klaren Fokus des jeweiligen Partners auf seine Kernkompetenz. Heute stellen die Stadtwerke in Neuss den Grundversorger und forcieren den Ausbau des Vertriebsgeschäftes weiter. Die EES Enerko hat sich zu einem etablierten Dienstleister in den Bereichen Energiedaten- und Fahrplanmanagement, Bilanzkreisabrechnung, Portfoliomanagement und Vertriebscontrolling entwickelt und zählt heute rund zwei Dutzend Vertriebseinheiten zu ihren Kunden.
 
Aktuell erweitert sich das Spektrum der Aufgaben wieder einmal. Vertriebseinheiten werden künftig mit Prozessen nach der EU-Verordnung für den Energiegroßhandel (Remit) konfrontiert. Die Diskussion um eine Neugestaltung des Marktdesigns rund um die Frage nach einem Kapazitätsmechanismus bringt mit großer Wahrscheinlichkeit weitere Aufgaben mit sich. Die Stadtwerke in Neuss und die Enerko in Aachen wollen den bisher erfolgreich beschrittenen Weg der Kooperation künftig weiter gehen, um für das jeweilige Kerngeschäft gerüstet zu sein.
 
*Kai Bentzin, Leiter Vertriebssteuerung Stadtwerke Neuss Energie und Wasser GmbH, Neuss; Markus Müllers, Senior Consultant, EES ENERKO Energy Solutions GmbH, Aachen

 
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Donnerstag, 09.10.2014, 09:05 Uhr