An Anfang der computergestützten Arbeitszeit-Verwaltung und der Personaleinsatz-Planung (   Workforce-Management   ) steht die Ermittlung der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter und ihrer Qualifikationen, erläutert Thomas Zimmermann, der bei dem Software-Anbieter Atoss Software AG, München, für den Bereich der Energieversorger zuständig ist. Dabei achte man nicht nur auf die Zahl der Mitarbeiter, die zur Verfügung stehen, sondern überprüfe auch, wer sich etwa zusätzliche Kenntnisse und Qualifikationen für einen bestimmten Aufgabenbereich angeeignet hat. Diese Daten werden dann entweder direkt in die Software für das Workforce-Management eingegeben und dort gepflegt, oder sie können aus einem Vorsystem übernommen werden, in dem die Stammdaten der Mitarbeiter verwaltet werden.

In einem zweiten Schritt müssen in der Software die Arbeitszeitmodelle für die einzelnen Mitarbeiter abgebildet werden. Flexiblere Arbeitszeiten gewinnen zunehmend an Bedeutung, denn es gilt, Auftragsschwankungen, höheren Service-Level und die sozialen Belange der Mitarbeiter besser in Einklang zu bringen. Das ist mit festen Arbeitszeiten und starren Schichten nur schwer machbar. Deswegen sei es hier ist es sinnvoll, über neue Arbeitszeitmodelle nachzudenken, um damit die Flexibilität des Netzservice zu erhöhen, erklärt Zimmermann. Denn nur mit größerer Flexibilität gebe es für den Energieversorger die Möglichkeit, den Aufwand und damit auch die Kosten bei Arbeiten im Netzbereich zu optimieren.

Mit Größen wie Mitarbeiterprofil samt Qualifikationen, Arbeitszeitmodell und Auftragsaufkommen lassen sich dann der Personalbedarf für unterschiedliche Einsatzszenarien berechnen und Anforderung und Bedarf zur Deckung bringen. Dabei berücksichtigt das System auch wiederkehrende Arbeiten und weist ihnen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit zu. Zugleich plant die Software auch die nötigen Arbeitsmittel und -geräte ein.

Die Daten aus dem Arbeitseinsatz, also etwa die beteiligten Personen und deren Arbeitszeit, werden danach an die Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben. Hier bestehen Schnittstellen zu den gängigen Programmen, die bei Energieversorgern zur Unternehmenssteuerung eingesetzt sind (ERP-Software), wie SAP, SIV, Schleupen oder Wilken.

Mit Mandantentrennung realisiert

Wirtschaftlich einsetzbar ist das Programm bei etwas größeren Unternehmen: „Wir brauchen schon den gehobenen Mittelstand, da wird der Einsatz dann sinnvoll", erläutert Zimmermann. Das System rechne sich ab etwa 50 Mitarbeitern, deren Arbeitseinsatz man planen müsse. Für kleinere Energieversorger gibt es aber die Möglichkeit, den Netzservice als Shared Service zu betreiben und über die Software gemeinsam zu verwalten.

Mit der Software ist auch eine Verwaltung der Arbeitseinsätze im Vertrieb (Call-Center) oder im Kraftwerksbereich möglich. Für Energieversorger ist dabei wichtig, dass das informatorische Unbundling, also die Trennung der Daten zwischen Vertrieb, Netzwerkbereich und Stromerzeugung, gewährleistet sein muss. Zimmermann ist sich sicher, dass die mit dem Programm mögliche Mandantentrennung einen rechts- und regulierungssicheren Einsatz ermöglicht.

Was der Energieversorger mit der Software sparen kann, hängt von der Ausgangssituation des Unternehmens ab. Nach den Beobachtungen von Zimmermann verwenden viele EVU noch Papier zur Verwaltung von Arbeits- und Urlaubszeiten. Wenn man hier auf elektronische Verfahren umstelle, lassen sich schnell fünfstellige Beträge im Jahr sparen; aber auch ein deutlich größerer Spareffekt ist möglich, je nachdem, wie viele Prozesse mit dem System abzubilden sind.

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